Vereinsmanagement

Viele Satzungen sehen neben der Mitgliederversammlung und dem Vorstand einen Beirat vor, der die fachliche Beratung des Vorstands gewährleisten soll.
Dass sich ein Vorstand fachlich beraten lässt, ist vorbildlich! Denn die zunehmende Komplexität der Anforderungen an Vereine, die Fülle der Aufgaben und die stark gestiegene Verantwortung zusammen mit dem entsprechend gewachsenen Haftungsrisiko der ehrenamtlichen (!) Vorstände macht es fast zur Pflicht für dies, sich beraten zu lassen.

Aber warum durch ein weiteres Vereinsorgan? Es gibt m.E. gewichtige Gründe, die dagegen sprechen!

1. Wenn ein Beirat in der Satzung vorgesehen ist, muss er auch besetzt werden. Andererseits können aber oft schon für klassische (Vorstands-)Funktionen keine Nachfolger*innen gefunden werden. Weshalb dann noch mehr Funktionen schaffen, bei denen sich das gleiche Problem – der Knappheit der verfügbaren Personal-Ressourcen – stellt?
2. Die Herausforderungen ändern sich, die Beiräte bleiben die gleichen – zumindest in der Zeit, für die sie gewählt sind. Das Gleiche gilt für ihre Fachlichkeit, ihre Beratungskompetenz(en). Ein Beirat, der vor einem bestimmten Hintergrund als bereichernd für die Vorstandstätigkeiten (aus)gewählt wurde, kann dieses Merkmal in Bezug auf eine veränderte Problemkonstellation komplett einbüßen: Er wird nutzlos.
3. Eine Abwahl oder Abberufung ist i.a.R. nicht vorgesehen. Sie würde auch mit einem erheblichen Gesichtsverlust einhergehen und die Bereitschaft künftiger potenzieller Kandidat*innen, sich für diese Funktion zu bewerben, deutlich abkühlen.
   

Als Alternative zu einem satzungsmäßig festgeschriebenen Beirat ist einem Vereinsvorstand zu empfehlen, sich Beratung durch Beiräte zu holen, die vom Vorstand selbst

• je nach anstehendem Thema
• unterschiedlich zusammengesetzt und vor allem
• zeitlich begrenzt berufen werden.

Es ist doch offensichtlich, dass z.B. die Vorbereitung und Begleitung einer Leitbildentwicklung andere Kompetenzen benötigt als die Frage, ob und wie ein Verein ein neues Projekt finanziell, personell und strukturell stemmen kann.

Je nach Thema würden unterschiedliche Fachleute mit entsprechenden, sich gegenseitig ergänzenden Sichtweisen auf das Thema angesprochen, das Thema in einer festgelegten Anzahl von Sitzungen bzw. in einem definierten Zeitraum bearbeitet und der Beirat danach mit einer Danksagung, einer Feier, einem Pressetermin o.ä. verabschiedet.

Da ein Vorstand jedes Recht und ggf. sogar die Pflicht hat, sich beraten zu lassen, bedarf es keiner Verankerung solcher adhoc-Beiräte in der Satzung.

Ausnahme: Falls ein solcher Beirat aktiv und kontinuierlich die Ziele des Vereins unterstützen soll - und dies auch faktisch tut -, begründet dies eine Aufnahme in die Satzung als Vereinsorgan. Das könnte möglicherweise der Fall sein, wenn der Verein z.B. sozial-, gesundheits- oder kulturpolitische Zielsetzungen verfolgt und den Beirat mit entsprechend profilierten Persönlichkeiten besetzt.

Sollen diese Beiräte Aufwandsentschädigungen erhalten, so ist dies in der Satzung zu verankern!

Übrigens: Aufwandsentschädigungen

Vorgeschrieben, aber dennoch (zu) oft vergessen: Will ein Verein seinen Mitgliedern oder Vorstandsmitgliedern eine „Aufwandsentschädigung“ zahlen, muss dies in der Satzung geregelt sein. Ist dies nicht der Fall, droht der Entzug der Anerkennung der Steuerbegünstigung wegen des Verstoßes gegen die Bestimmungen der „Ausschließlichkeit“ (§ 57 AO).

Die einschlägigen Vorschriften des § 3 Nrn. 26 (Übungsleiterpauschale) und 26a (Ehrenamtspauschale) des Einkommensteuergesetzes (EStG) genügen dafür nicht!

Ein entsprechender Passus in der Satzung könnte lauten wie folgt:

„Ehrenamtlich tätige Personen haben Anspruch auf Auslagenersatz. Dieser kann auch pauschaliert erfolgen.
Vorstands- (und andere Organ-)Mitgliederwie auch berufene Beiräte können eine Entschädigung in Höhe der Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG erhalten. Die Höhe der Zahlung wird durch die Mitgliederversammlung beschlossen. Maßgebend ist die Haushaltslage des Vereins."

Ihr

Andreas Schultz

Der nächste und letzte Beitrag aus der Vereinsmanagement-Reihe „Stolpersteine in der Satzung“ beschäftigt sich mit den Themen „Mehrheiten“ und „Fristen“.